一、才博咨詢關(guān)于人力資源信息化系統(tǒng)的功能模塊與作用簡(jiǎn)述(咨詢案例)

<一>人力資源信息化系統(tǒng)的功能模塊

一>規(guī)劃決策

在現(xiàn)代企業(yè)管理中，為了應(yīng)付頻繁的企業(yè)重組及人事變動(dòng)，企業(yè)的管理者可以運(yùn)用人力資源信息系統(tǒng)，方便地編制本企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)和人員結(jié)構(gòu)規(guī)劃方案，通過各種方案在系統(tǒng)中的比較的模擬評(píng)估，產(chǎn)生各種方案的結(jié)果數(shù)據(jù)，并通過直觀的圖形用戶界面，為管理者最終決策提供輔助支持，使企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地。除此之外，人力資源規(guī)劃還可制定職務(wù)模型，包括職位要求、升遷路徑和培訓(xùn)計(jì)劃，根據(jù)擔(dān)任該職位員工的資格和條件，系統(tǒng)會(huì)提出針對(duì)本員工的一系列培訓(xùn)建議，一旦機(jī)構(gòu)改組或職位變動(dòng)，系統(tǒng)會(huì)提出一系列的職位變動(dòng)和升遷建議。以上規(guī)劃一旦被確認(rèn)，現(xiàn)有結(jié)構(gòu)會(huì)方便地被替換。

二>時(shí)間管理

根據(jù)本國(guó)或當(dāng)?shù)氐娜諝v，靈活安排企業(yè)的運(yùn)作時(shí)間以及勞動(dòng)力的作息時(shí)間表；對(duì)員工加班、作業(yè)輪班、員工假期、以及員工作業(yè)頂替等作出一套周密的安排；與員工薪資、獎(jiǎng)金有關(guān)的時(shí)間數(shù)據(jù)會(huì)在薪資系統(tǒng)和成本核算中作進(jìn)一步處理。時(shí)間管理作為整體系統(tǒng)中的一個(gè)組成部分，而這個(gè)系統(tǒng)可以對(duì)人力資源管理系統(tǒng)的規(guī)劃、控制和管理過程提供支持，為行政主管節(jié)省了大量時(shí)間。

三>資源體系

通訊領(lǐng)域的革命，為商業(yè)信息系統(tǒng)的變化起到了催化劑的作用。成熟的Internet/Intranet技術(shù)使網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的人力資源管理工作提出了全新的挑戰(zhàn)。長(zhǎng)期以來，人力資源管理一直跟不上技術(shù)的發(fā)展。如今網(wǎng)絡(luò)卻使這個(gè)最貼近員工的部門給人帶來力量。許多公司把一些人力資源資料如職位空缺、福利信息等輸入企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)。人力資源部門并沒有停留在用網(wǎng)絡(luò)向員工單向發(fā)布信息上，而是著手創(chuàng)設(shè)完善的互動(dòng)式軟件，可以讓員工填表，從數(shù)據(jù)庫(kù)中獲取個(gè)人信息、甚至在網(wǎng)絡(luò)上掂量各種福利項(xiàng)目的長(zhǎng)短。人力資源管理在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代將賦予全新的思維。必將形成全新的運(yùn)作模式。

傳統(tǒng)的管理模式正受到電子商務(wù)的飛速發(fā)展的強(qiáng)大沖擊,公司將出現(xiàn)一些全新的部門及職位，數(shù)據(jù)開采中心，顧客服務(wù)中心，網(wǎng)絡(luò)直銷中心，物流服務(wù)中心，員工關(guān)系中心將成為公司的核心部門，由于信息溝通及處理便捷，使得公司管理層次將大大減少，扁平式，矩陣式的組織架構(gòu)將成為多數(shù)公司的組織架構(gòu)的模式，項(xiàng)目管理小組也更為風(fēng)行，在線合作將成為工作中最常見也有效的一種工作方式；虛擬經(jīng)理將成為公司勞動(dòng)力構(gòu)成的一部分。

四>招聘管理

網(wǎng)上招聘已顯示出巨大的威力，大多數(shù)的公司都能體會(huì)到網(wǎng)上招聘的效率，招聘高級(jí)人才就要使用獵頭招聘了。企業(yè)可以通過Internet向外界發(fā)布招聘信息，應(yīng)聘者可以根據(jù)興趣選擇空缺職位，輸入必要的應(yīng)聘者信息。應(yīng)聘者申請(qǐng)一經(jīng)成立，申請(qǐng)人就獲得一個(gè)個(gè)人編號(hào)和密碼。申請(qǐng)者可以追蹤求職申請(qǐng)狀況，查詢應(yīng)聘的處理過程。公司可以建立自己的人才資源庫(kù)，在公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)化的招聘管理系統(tǒng)將大大提高你的效率。網(wǎng)絡(luò)可以幫你尋找符合你條件的求職者，世界上每個(gè)角落的人才也有機(jī)會(huì)了解你的招聘信息，你可以測(cè)評(píng)選擇你公司的應(yīng)征者，可以很快得到一份詳盡的人才分析報(bào)告。在招聘的后臺(tái)處理系統(tǒng)里，你可以更快得到更多的招聘工作分析報(bào)表。

五>在線評(píng)估

由于網(wǎng)絡(luò)將原來遙遠(yuǎn)的距離拉近，主管可以很快看到每個(gè)來自各地的下屬定期遞交的工作進(jìn)行指導(dǎo)及監(jiān)督。評(píng)估及述職也在網(wǎng)絡(luò)中實(shí)現(xiàn)，員工的工作地點(diǎn)已經(jīng)不是很重要了。只要具備工作條件，他只需按計(jì)劃去完成工作就可以了，員工的滿意度將大大提高。在線評(píng)估系統(tǒng)實(shí)時(shí)錄入公司所有員工評(píng)估資料，其強(qiáng)大的后臺(tái)處理功能將出具各種分析報(bào)告，為公司的管理改進(jìn)提供及時(shí)的依據(jù)。

六>在線培訓(xùn)

以網(wǎng)絡(luò)為基線的虛擬學(xué)習(xí)中心將在一些大公司或?qū)I(yè)的機(jī)構(gòu)涌現(xiàn)，在線培訓(xùn)使得學(xué)習(xí)成為一個(gè)實(shí)時(shí)、全時(shí)的過程。公司的培訓(xùn)成本將大大降低，人力資源部更重要的工作將是強(qiáng)調(diào)員工要協(xié)作學(xué)習(xí)，自我管理，自我激勵(lì)，并設(shè)計(jì)好及時(shí)有效的培訓(xùn)評(píng)估體系以保證培訓(xùn)的效果。公司將在線教育培訓(xùn)計(jì)劃分布在網(wǎng)絡(luò)上，員工均可更自由地選擇自己想修的課程。未來網(wǎng)絡(luò)大學(xué)也將提供各種適合社會(huì)需要的課程，包括專業(yè)為企業(yè)而設(shè)計(jì)的技術(shù)及管理課程。

七>員工關(guān)系

網(wǎng)絡(luò)使得信息溝通更為直接、廣泛、有效/在公司內(nèi)部網(wǎng)上，可以建有員工的個(gè)人主頁(yè)，可以有BBS論壇，聊天室，建議區(qū)，公告欄，經(jīng)及公司各管理層的郵箱，員工間的溝通、住處及資源的共享使得工作率大大提高。

在內(nèi)部管理方面，Intranet更加方便了員工交流，他們能夠查找其它員工的電話號(hào)碼、傳真號(hào)碼、房間號(hào)碼、同事照片和email地址。員工可以通過Intranet隨時(shí)查詢有關(guān)他本人的工時(shí)出勤記錄、工資情況、差旅申請(qǐng)及費(fèi)用。通過這種自助式服務(wù)，雇員甚至可以修改本人的數(shù)據(jù)，這就意味著人事部門從繁重的、耗時(shí)的工作中解放出來，可以把精力集中到更高層的政策性工作中去。

使用HRIS自助服務(wù)除了更加簡(jiǎn)便快捷之外，當(dāng)然還有成本的問題。但這種節(jié)約成本的潛力還不止在運(yùn)用軟件的過程中。雖然還沒有確切的數(shù)字表明企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)為人力資源部門節(jié)約了多少費(fèi)用，但從其它自我服務(wù)技術(shù)提供的數(shù)據(jù)中便可見一斑了。比如，藥品生產(chǎn)商莫克公司分析了人力資源部門使用信息工作站和互動(dòng)式語(yǔ)音反饋系統(tǒng)（能提供某些企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)功能的各種技術(shù)）前后的費(fèi)用。結(jié)果發(fā)現(xiàn)，人力資源部門員工親自處理一項(xiàng)業(yè)務(wù)要花.96，讓他跟蹤并改正錯(cuò)誤要花8；相比之下，自我服務(wù)技術(shù)每項(xiàng)業(yè)務(wù)只需.32。如果錯(cuò)誤由出錯(cuò)的員工自己改，改錯(cuò)的費(fèi)用也可全節(jié)省下來。

將人力資源部門的員工從上傳下達(dá)角色中解脫出來，讓他們能放眼更為宏大的事情，如戰(zhàn)略規(guī)劃、企業(yè)組織發(fā)展等是HRIS自助服務(wù)更勝一籌的益處。

八>自動(dòng)管理

由于企業(yè)的HR管理往往隨著市場(chǎng)和公司自身的不斷變化而不斷變化， HR的管理越來越需要一種行之有效，性價(jià)比最高的管理分析模式或工具來滿足這種業(yè)已變化的需求。

工作流的自動(dòng)化管理（Automation work flow）正是滿足這種企業(yè)管理的需求，同時(shí)也徹底改變了人們收集和發(fā)布信息的方式，而它也正是優(yōu)秀的HRIS所應(yīng)該提供的重要工具之一。

自動(dòng)化管理的概念

自動(dòng)化管理主要是為企業(yè)每項(xiàng)工作進(jìn)行流程分析，綜合起來即為企業(yè)的業(yè)務(wù)流程，相應(yīng)的信息流，資金流，以及物流的分析。一般的操作方法為從上至下，先確定好企業(yè)的整體目標(biāo)，然后將目標(biāo)分解，并分解為完成目標(biāo)所需做的工作，再配合于相應(yīng)的部門及人員。每個(gè)崗位人員的主要工作內(nèi)容，工作流程，以及該崗位人員的素質(zhì)要求。

自動(dòng)化管理的原則

達(dá)成目標(biāo)為第一原則

員工滿意

簡(jiǎn)化，及時(shí)，數(shù)據(jù)完整，準(zhǔn)確

對(duì)人力資源產(chǎn)生增值的價(jià)值，包括簡(jiǎn)化培訓(xùn)的投入，減少招聘的支出，減少評(píng)估的盲目性

數(shù)據(jù)信息共享

自動(dòng)化管理與辦公自動(dòng)化

自動(dòng)化管理是一個(gè)BPR（業(yè)務(wù)流程重組）的過程

自動(dòng)化管理是一個(gè)簡(jiǎn)化工作的過程

自動(dòng)化管理是無紙化辦公的前提

自動(dòng)化管理與培訓(xùn)需求調(diào)查以及績(jī)效評(píng)估

自動(dòng)化管理可以發(fā)現(xiàn)企業(yè)的缺陷與人員的強(qiáng)弱

自動(dòng)化管理可以衡量每一業(yè)務(wù)單位的主要績(jī)效

自動(dòng)化管理的好處

員工增加士氣，生產(chǎn)率，和工作滿意

人力資源部：減少行政上的負(fù)擔(dān)，注重對(duì)全局的有重大意義的工作

隨時(shí)進(jìn)行新的工作流

業(yè)務(wù)部門減少了時(shí)間，成本，效率提高

能夠發(fā)現(xiàn)組織及人員的不足之處，及時(shí)糾正

人力資源信息系統(tǒng)的量化指標(biāo)（System integration）

HRIS量化的指標(biāo)除了提高員工滿意率和員工人均產(chǎn)值等基本的方面以外，在企業(yè)的價(jià)值鏈中，人力資源管理起著重要的支持作用，人力資源管理是否為公司的核心業(yè)務(wù)流程（研發(fā)、銷售、制造、服務(wù)等）提供了資源支持，其價(jià)值如何，也是一個(gè)重要的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。

HRIS提供可靠的數(shù)據(jù)給其它的相對(duì)獨(dú)立的系統(tǒng)，同時(shí)可以獲取相關(guān)系統(tǒng)的功能或數(shù)據(jù)供HRIS使用。這些必要而且有益的工具和方式大大延長(zhǎng)了HRIS的壽命，從而改進(jìn)了工作流程，給用戶提供了更多的功能。

所謂電子化代理軟件是另外一種HRIS于其它系統(tǒng)相結(jié)合的典型例子，這些電子化代理軟件可以回答電話、處理事務(wù)、自動(dòng)發(fā)送郵件從而收集和發(fā)布數(shù)據(jù)。電子化代理軟件幾乎可以作每件事情：從通過自動(dòng)郵件作相關(guān)提醒到通過IVR收集招聘的信息。

對(duì)公司所有人力資源數(shù)據(jù)的開采將成為HRIS的一項(xiàng)主要工作。實(shí)時(shí)的公司人才知識(shí)結(jié)構(gòu)分析，招聘管理分析，評(píng)估分析，培訓(xùn)分析。薪資福利系統(tǒng)分析，組織管理水平分析都需要專業(yè)的人員去對(duì)你的數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行開采，更好地挖掘、開發(fā)、管理人力資源。你的人力資源不僅僅局限于你公司的員工，而是網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的所有人力資源。

相信HRIS并同公司的財(cái)務(wù)、物流等系統(tǒng)一定會(huì)組成高效的、具有高度集成性的企業(yè)資源管理系統(tǒng)。

不要實(shí)施HRIS，除非您理解您的業(yè)務(wù)

為了決定你需要什么樣的HRIS，你必須首先回答一些基本的問題。如果你不能充分理解你的業(yè)務(wù)，你就無法真正知道HRIS在哪里可以幫助你。在這樣的過程中，你可能需要一個(gè)專家或者顧問來幫你理順你的業(yè)務(wù)，但首先你必須對(duì)自己要誠(chéng)實(shí)。

大多數(shù)的HR人員認(rèn)為他們已經(jīng)對(duì)他們的業(yè)務(wù)非常了解，其實(shí)事實(shí)并非如此，尤其是在中小型的企業(yè)中。評(píng)估業(yè)務(wù)，理順業(yè)務(wù)處理的方式甚至作一些業(yè)務(wù)處理上的調(diào)整將是一個(gè)成功的HRIS的關(guān)鍵。

<二>人力資源信息化系統(tǒng)的作用

一>為人和資源規(guī)劃建立人事檔案

人事檔案既可以用來估計(jì)目前勞動(dòng)力的知識(shí)、技術(shù)、能力、經(jīng)驗(yàn)和職業(yè)抱負(fù)，又可用來對(duì)未來的人力資源需要進(jìn)行預(yù)測(cè)。這兩種信息必須互相補(bǔ)充，否則對(duì)人力資源規(guī)劃是無用的。例如：如果不以組織內(nèi)現(xiàn)有人員狀況為基礎(chǔ)作出的預(yù)測(cè)，顯然對(duì)組織是無用的。并且我們也只有對(duì)未來人員的數(shù)量、技術(shù)及經(jīng)驗(yàn)等有所了解，方能制定行動(dòng)規(guī)劃去解決預(yù)計(jì)的問題。

二>通過人事檔案對(duì)一些概念加以說明

如晉升人選的確定、對(duì)特殊項(xiàng)目的工作分配、工作調(diào)動(dòng)、培訓(xùn)；肯定性行動(dòng)規(guī)劃和報(bào)告、工資獎(jiǎng)勵(lì)計(jì)劃、職業(yè)生涯計(jì)劃和組織結(jié)構(gòu)分析。這些工作的完成都必須依靠人力資源信息系統(tǒng)。

三>可以為領(lǐng)導(dǎo)者決策提供各種報(bào)告

如用于日常管理的工作性報(bào)告：包括崗位空缺情況、新職工招聘情況、辭職情況、退休情況、提升情況和工資情況等。還可以向政府機(jī)構(gòu)和一些指定單位提供規(guī)定性的報(bào)告和用于組織內(nèi)部研究的分析性報(bào)告，以表明勞動(dòng)力在各個(gè)部門或各管理層次上的性別、種族和年齡分布，按消費(fèi)水平劃分的雇員福利情況，也可表明錄用新職工的測(cè)驗(yàn)分?jǐn)?shù)與工作績(jī)效考核分?jǐn)?shù)之間統(tǒng)計(jì)關(guān)系的有效性研究等等?？傊?，人力資源信息系統(tǒng)，是人力資源管理中的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，它可為決策者提供許多必不可少的決策信息，使管理和決策更加科學(xué)化和更符合實(shí)際。

二、才博咨詢關(guān)于人力資源信息化建設(shè)(HRIS)模型例子(咨詢案例)

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